E4UOffice – Scans – Importieren

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Vorbemerkung

Diese Beschreibung erläutert das manuelle Verfahren Dokumente mit dem E4UOffice zu importieren.

Diese Job wird vom E4U S-Type E200 nicht auto- matisch ausgeführt. Die Scans liegen in einem speziellen Verzeichnis auf dem Dell Server. Der Vorgang ist dabei denkbar einfach. Die gescannten Dokumente werden per Email an ein spezielles Outlook gesendet, dort werden diese gespeichert unter. Alle Emails werden anschließend automatisch in PDF konvertiert. Alle Anhänge werden ebenfalls in PDFs konvertiert.

Es ist darauf zu achten, dass die Import Mitarbeiter die Scan vorher richtig einordnen. Dann arbeitet der E4U S-Type E200 selbständig und importiert die Scans.

Daten nur auf Basis einer Quelle importieren

Die Daten können nur importiert werden, wenn die Scans von dieser Quelle kommen. Ohne Quell-Scans ist kein Import von Scans möglich.

Ausgangsposition

Die Ausgangsposition ist der Arbeitsplatz mit einem Dell Thin Client Wyse und dem Dell Doppel-Monitor, der in dem Büro an dem Standort Frankfurt, Erlangen oder Berlin steht. Das lokale Internet muss aktiviert sein.

VPN Verbindung

Der Benutzer (Mitarbeiter) startet die VPN Verbindung über Dyn. Die VPN Verbindung zum Dell Server im Rechenzentrum wird hergestellt.

Name der Verbindung E4UWW
Dyn Zugang 10****.dyndns.org (Dyn)
Protocoll Point to Point Tunnerling
Benutzername **********
Passwort **********
Domaine **********

Die Mikrotik Firewall des Dell Servers im Data Center erkennt den Benutzer und lässt diesen passieren. Der Benutzer ist sowohl im Active Directory des Microsoft Domainen Controller registriert als auch am SQL Server und am Terminal Server.

Citrix Verbindung

Der Benutzer stellt die Citrix Verbindung her

  1. Microsoft Intenet Explorer
  2. http://192.168.5.*****/CitrixAccess/auth/login.aspx

Sobald die Verbindung hergestellt ist, erscheint das Citrix Login und der Benutzer kann seine Anmeldedaten eingeben

Benutzername **********
Passwort **********
Domaine **********

Jeder Benutzer (Mitarbeiter des Initiators) kann nur zu den festgelegten Arbeits-Zeiten am Dell Server arbeiten. Die Arbeitszeiten sind im Active Directory des Domainen Controller (MS Server 2008 / 2012 ) hinterlegt und korrespondieren mit dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters.

 

Nach dem Einloggen steht dem Benutzer automatisch
sein vordefinierter Arbeitsplatz (Desktop) zur Verfügung

E4U Desktop Standard
E4U Office AdminTools aktiv
MyJobs aktiv
InboxRegistration inaktiv
AddressFinder aktiv
DocFinder aktiv
Correspondence aktiv
Transaction aktiv
und die weiteren Optionen
MS Office MS Admin Tools aktiv
MS Word aktiv
MS Excel aktiv
MS Powerpoint aktiv
MS Access aktiv
MS Paint aktiv
MS Movie Maker inaktiv

E4UOffice (Standard)

Je nach Benutzer-Rolle des Mitarbeiters stehen im E4U Office die Mandanten zur Bearbeitung zur Verfügung. Der Initiator sieht natürlich alle aktiven und nicht aktiven Mandanten:

IG Initiatoren Gesellschaft KG aktiv
IG Management UG inaktiv
PJG Projekt Gesellschaft KG aktiv
PJM Projekt Management UG aktiv
HDG Holding Gesellschaft SE aktiv
HDM Holding Management UG inaktiv
IVG Investment Gesellschaft KG aktiv
IVM Invest Management UG aktiv
BSG Besitz Gesellschaft KG aktiv
BSG Besitz Management UG aktiv
PDG Produktions Gesellschaft KG aktiv
PDM Produktions Management UG aktiv
BTG Betreiber Gesellschaft KG aktiv
BTM Betreiber Management UG aktiv

E4UOffice – Scan – Importieren

 Modul Importieren  Suche
 ID  aktiv
 Name Mandant  aktiv
Adresse  aktiv
 DocTyp  aktiv
 Absender Adresse  aktiv
 Datum  checked
 Uhrzeit  checked
 Empfänger  Adresse  checked
  Posteingang  PE_IGG  aktiv
 Posteingang  PE_PJG  aktiv
 Posteingang  PE_IVG  aktiv
 Posteingang  PE_HDG  aktiv
 Posteingang  PE_BSG  aktiv
 Posteingang  PE_PDG  aktiv
 Posteingang  PE_BTG  aktiv
 Posteingang  PE_OTG  inaktiv
 Bemerkung